ประเด็นหลักของการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการ มาตรฐานและขอบเขตการใช้งาน ความหลากหลายและกฎเกณฑ์ที่จำกัดการโต้ตอบประเภทนี้ การสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการเป็นปฏิสัมพันธ์ประเภทหนึ่งระหว่างบุคคลที่เป็นที่ยอมรับในสังคมและใช้สำหรับคนแปลกหน้าหรือคนรู้จักซึ่งการสนทนาไม่ได้ลึกซึ้งถึงระดับอารมณ์และเป็นเพียงข้อมูลในธรรมชาติเท่านั้น ถูกจำกัดด้วยหลักจรรยาบรรณและจรรยาบรรณซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปและมีผลผูกพัน
คำอธิบายของการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการ
การสื่อสารเป็นปฏิสัมพันธ์ที่สำคัญที่สุดระหว่างบุคคล โดยที่เป็นการยากที่จะจินตนาการถึงการมีอยู่และการเติบโตส่วนบุคคล เป็นสิ่งจำเป็นในทุกด้านของชีวิตมนุษย์ ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่บุคคลสื่อสาร แบ่งประเภทหลักสองประเภท: เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างข้อแรกคือการมีอยู่ของทัศนคติที่แตกต่างกันมากมาย ซึ่งจำกัดบุคคลในการตัดสินและแสดงถึงกรอบการทำงานเฉพาะที่ไม่สามารถข้ามได้
อีกชื่อหนึ่งสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการคือตามบทบาท นั่นคือบทบาทเฉพาะในสังคมถูกนำมาพิจารณาซึ่งควบคุมความสัมพันธ์และจริยธรรมของพฤติกรรมระหว่างคนสองคน แต่ละคนมีลักษณะเฉพาะของสังคมที่บุคคลนั้นเติบโตขึ้น สภาพที่เขาอยู่ในขณะนี้ และอำนาจที่ได้รับมอบหมายให้ เขาแสดงบทบาทบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับคู่สนทนาของเขาและดำรงตำแหน่งที่ต้องการทัศนคติที่เหมาะสมต่อตนเอง นั่นคือเหตุผลที่เราสามารถพูดได้ว่าการสื่อสารแบบเป็นทางการนั้นดำเนินการตามบทบาทที่กำหนดไว้สำหรับทุกคน
ตัวอย่างเช่น บุคคลทำงานในตำแหน่งที่สูงและสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาในฐานะเจ้านาย ทำให้เขาต้องปฏิบัติหน้าที่ตามหน้าที่การงานของตนให้สำเร็จ ที่นี่คุณต้องปฏิบัติต่อเขาด้วยความเคารพและรับฟังความคิดเห็นของเขาอย่างไม่ต้องสงสัย สมมติว่าผู้ใต้บังคับบัญชาอาศัยอยู่ข้าง ๆ บุคคลนี้และมักจะพบกับเขาใกล้รั้ว พูดคุยเรื่องต้นกล้า สภาพอากาศ และแม้กระทั่งยามว่างทั่วไป ตัวเลือกที่สองจะจำกัดอยู่เพียงการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งจะลบบทบาทของเจ้านายและพนักงานออกไป หากไม่มีหน้ากากเหล่านี้ พวกเขาก็เท่าเทียมกันในการสนทนา
นั่นคือเหตุผลที่สามารถโต้แย้งได้ว่าการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการควบคุมความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ซึ่งได้รับอิทธิพลจากปัจจัยทางราชการจำนวนหนึ่ง มีข้อ จำกัด มากและปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับและมาตรฐานที่ยอมรับซึ่งต้องปฏิบัติตาม
ความแตกต่างจากการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
การสื่อสารเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างหลากหลาย และในแต่ละกรณีจะแตกต่างจากกระบวนการที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้นควรเน้นความแตกต่างบางประการ สิ่งเหล่านี้แสดงถึงความแตกต่างหลักระหว่างปฏิสัมพันธ์สองประเภทที่มักใช้ในสังคม พิจารณาคุณสมบัติของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ:
- เป้า … ทุกการสนทนาที่เป็นทางการ ไม่ว่ามันจะเป็นอะไร มีวัตถุประสงค์เฉพาะ ซึ่งทำให้การสื่อสารลดลง นั่นคือพวกเขาต้องการรับข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากบุคคลหรือต้องการถ่ายทอดสิ่งที่สำคัญต่อเขา ในทั้งสองกรณี การสนทนาจะจำกัดอยู่ที่เป้าหมายเหล่านี้และไม่ควรย้ายไปยังแง่มุมอื่น หากการสนทนาที่เป็นทางการไม่มีจุดประสงค์เฉพาะในการดำเนินการ จะไม่สามารถเรียกการสนทนานั้นเช่นนั้นได้อีกต่อไป การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นเครื่องมือที่พวกเขาตอบสนองความต้องการในการทำงานหรือแก้ปัญหาในชีวิตประจำวัน หากไม่ต้องการผลลัพธ์สุดท้ายของการสนทนานั้น การสนทนานั้นก็ไม่เกิดขึ้นด้วยซ้ำนั่นคือเหตุผลที่วัตถุประสงค์เป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการ
- เนื้อหา … สิ่งที่ผู้คนพูดถึงระหว่างการสนทนาอย่างเป็นทางการก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน นี่ควรเป็นการสนทนาที่ชัดเจนซึ่งชี้แจงประเด็นการทำงานบางอย่างสำหรับคู่สนทนาหนึ่งหรือสองคน เนื้อหาควรเกี่ยวข้องกับงานหรือความสัมพันธ์ที่บุคคลเป็น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายเฉพาะ การอภิปรายควรครอบคลุมแง่มุมเฉพาะของงาน คำถามนั้นสั้นและคำตอบนั้นสั้นและมีความหมาย ไม่มีที่สำหรับอารมณ์ขันที่สดใสหรือสถานการณ์อื่นๆ ที่สดใสอย่างเห็นได้ชัด การสนทนาที่ให้ข้อมูลอย่างแห้งแล้งเป็นพิเศษ ซึ่งน่าจะมีประโยชน์มากที่สุดสำหรับคู่สนทนาหนึ่งคนหรือทั้งหมด
- สถานะ … จำเป็นต้องนำมาพิจารณาในการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการ บุคคลต้องแยกแยะและเข้าใจบทบาทของคู่สนทนาและสร้างทัศนคติของเขาให้เทียบเท่ากับสถานะของเขาเอง อยู่ภายใต้กฎความประพฤติที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป จริยธรรมในการสื่อสารและความสัมพันธ์ในการทำงาน นั่นคือการปฏิบัติที่เคารพและสุภาพเป็นข้อบังคับซึ่งไม่อนุญาตให้บุคคลแสดงความคิดเห็นของตนเอง แต่ทำหน้าที่เป็นหน้ากากสำหรับการรับข้อมูลหรือบริการที่จำเป็นเท่านั้น
- อารมณ์ … ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งระหว่างการสื่อสารระหว่างบุคคลทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการคือองค์ประกอบทางอารมณ์ในการสนทนา สำหรับประการแรก สิ่งนี้ไม่เป็นไปตามลักษณะปกติโดยสิ้นเชิง การแสดงออกทางใบหน้าหรือด้วยความช่วยเหลือของคำพูดเกี่ยวกับทัศนคติส่วนตัวของคุณต่อบุคคลหรือปัจจัยอื่น ๆ เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้อย่างแน่นอนในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
ความหลากหลายของการสื่อสารที่เป็นทางการและลักษณะเฉพาะ
การสื่อสารที่เป็นทางการนั้นค่อนข้างซ้ำซากจำเจ และเป็นการยากที่จะเน้นความแตกต่างเฉพาะในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ส่วนใหญ่มักจำแนกตามขอบเขต ขึ้นอยู่กับว่าบุคคลนั้นโต้ตอบกับใครและต้องการทำอะไรจากการสนทนานั้น การสื่อสารที่เป็นทางการสามรูปแบบสามารถแยกแยะได้
สวมบทบาท
นี่คือการสื่อสารจริงๆ กฎเกณฑ์ที่กำหนดโดยเงื่อนไข ในช่วงเวลานี้ บุคคลมีบทบาทของเขา และสัมพันธ์กับมัน ปฏิสัมพันธ์ของเขากับผู้อื่นถูกสร้างขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากผู้หญิงเป็นช่างเสริมสวยหรือที่ปรึกษาและสื่อสารกับลูกค้าในที่ทำงาน เธอจะใช้ภาษาที่เป็นมืออาชีพ รักษาความสุภาพ สุภาพ ยิ้มแย้ม และทำงานของเธอ แม้ว่าเธอจะไม่ชอบคู่สนทนามากนัก แต่เธอก็ถูกบังคับให้ยิ้มและดูเป็นมิตร เนื่องจากเธอจำเป็นต้องทำสิ่งนี้ด้วยบทบาทการแสดงของเธอ
การสื่อสารตามบทบาทได้รับการออกแบบมาเพื่อป้องกันการตอบสนองทางอารมณ์ในที่ที่ไม่พึงปรารถนาอย่างมาก นอกจากนี้ ด้วยการสร้างเทมเพลตสำหรับการโต้ตอบกับผู้คนอย่างเหมาะสม (เช่น ลูกค้า) คุณสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ดีอย่างมืออาชีพ
ทัศนคติที่จริงใจและเป็นมิตรจะส่งผลต่อการเข้างานของร้านเสริมสวย / ร้านค้า / ตลาดและปรับปรุงประสิทธิภาพทางการตลาด ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าการสื่อสารอย่างเป็นทางการตามบทบาทเป็นเครื่องมือพิเศษที่เปลี่ยนวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการบรรลุเป้าหมายของคุณเอง
ธุรกิจ
การสื่อสารที่เป็นทางการประเภทนี้ประกอบด้วยการอภิปรายข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุทั่วไปอย่างเข้มงวด ใช้ข้อมูลแบบแห้งเท่านั้นซึ่งต้องสื่อสารกับคู่สนทนา จุดประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจนั้นเหมือนกันเสมอ - ผลประโยชน์ทางวัตถุหรือทางวิชาชีพ ซึ่งทำได้โดยการโต้ตอบกับผู้อื่นที่ทำงานในพื้นที่เดียวกัน บ่อยครั้ง การสื่อสารทางธุรกิจถูกนำเสนอในรูปแบบของการเจรจา โดยที่ทุกคำถามที่น่าสนใจสำหรับฝ่ายต่างๆ จะถูกกระจายอย่างรัดกุมและแบบจุดต่อจุด อันที่จริงแล้วด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาจะทำความคุ้นเคยกับข้อมูลโดยละเอียด ข้อมูลจะถูกถ่ายโอนจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง ในขณะที่ข้อมูลจะถูกบีบอัดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จนถึงขีดจำกัดของความสำคัญและคุณค่าของข้อเสนอแต่ละข้อ ตัวอย่างเช่น บุคคลที่ทำงานในบริษัทขนาดใหญ่และต้องสั่งสอนผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับโครงการใหม่นั่นคือในภาษาธุรกิจเขาจะอธิบายทุกอย่างที่มีให้ในกรณีดังกล่าว การนำเสนอความคิดนั้นพูดน้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบและการพูดนอกเรื่องตลกไม่ใช่เรื่องปกติ
การทำงาน
ใช้เพื่อตอบสนองความต้องการในชีวิตประจำวันและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนน้อยที่สุด นั่นคือในแต่ละกรณีมันมีหน้าที่ของตัวเอง ทันทีที่สำเร็จ การสื่อสารกับบุคคลนี้จะหยุดลง
ในเวลาเดียวกัน ไม่มีสถานะเฉพาะที่กำหนดความเท่าเทียมกันของคู่สนทนา ไม่รวมความเป็นไปได้ของการประชุมในอนาคตที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
ตัวอย่างที่เด่นชัดที่สุดอาจเป็นบทสนทนาที่สองในลิฟต์ว่า "คุณอยู่ชั้นไหน" หรือบนรถบัส "กรุณาผ่านสำหรับค่าโดยสาร" ในเวลาเดียวกัน ไม่ว่าบุคคลนี้จะเป็นใคร ไม่ว่าสถานะจะสูงหรือต่ำก็ตาม เขาจะเป็นเพียงผู้สัญจรไปมาเสมอ
มีเพียงกฎมารยาททั่วไปและพฤติกรรมกับคนแปลกหน้าเท่านั้นที่ควบคุมการสื่อสารอย่างเป็นทางการ พวกเขารักษาระยะห่างระหว่างคู่สนทนาและนำความสุภาพและความสุภาพมาแบ่งปันแม้ในการสนทนาครั้งที่สอง
กฎพื้นฐานของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว กฎเกณฑ์เป็นรากฐานของการสื่อสารที่เป็นทางการ โดยค่าเริ่มต้น ถือว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสนทนาคุ้นเคยกับพวกเขาและปฏิบัติตามพวกเขาอย่างเท่าเทียมกัน
เพื่อให้คุณลักษณะเฉพาะเจาะจงมากขึ้น มีกฎพื้นฐานหลายประการสำหรับการสื่อสารที่เป็นทางการ:
- ระยะทาง … ควรมีระยะห่างทั้งทางร่างกายและจิตใจระหว่างคู่สนทนา นั่นคือคุณไม่สามารถเข้าถึงจิตวิญญาณ ถามเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวหรือเข้าถึงการสื่อสารในระดับที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น การสนทนาควรดำเนินไปในทิศทางเดียวและไม่เกินหัวข้อนำ พึงระลึกไว้เสมอว่าคู่สนทนาอาจไม่สบายใจที่จะเปิดใจในระหว่างการสนทนาที่เป็นทางการเช่นนี้ และสิ่งนี้จะกระตุ้นปฏิกิริยาที่ไม่ต้องการหรือทำให้เกิดความประทับใจในเชิงลบ และอย่างน้อยก็จะทำให้ภาพเสีย
- Pragmatic … เมื่อทำการสนทนาอย่างเป็นทางการ คุณควรจำจุดประสงค์ของการสนทนาไว้เสมอ คุณไม่สามารถเบี่ยงเบนจากหัวข้อหรือหลีกเลี่ยงคำตอบโดยตรง บทสนทนาดังกล่าวให้ข้อมูลและสนับสนุนอย่างยิ่ง ดังนั้นจึงควรกระชับและนำไปใช้ได้จริงมากที่สุด คุณไม่ควรจงใจยืดเวลาการสนทนาหรือแสดงความไม่ใส่ใจ
- จุดสนใจ … สำหรับการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการ การสนทนาจะมีเพียงประเด็นเดียว กล่าวคือ การสนทนาจะดำเนินไปในทิศทางที่แน่นอนและไม่กระทบกับหัวข้ออื่น ธรรมชาติของการสื่อสารถูกส่งมาจากเป้าหมายของเขา และทันทีที่ทำได้สำเร็จ ความจำเป็นในการสนทนาต่อจะหายไปเอง
- การปิดล้อมทางอารมณ์ … การสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างเป็นทางการไม่ส่งผลต่อระดับความรู้สึก นั่นคือผู้คนไม่ได้เข้าใกล้การประเมินความประทับใจของพวกเขาโดยวิเคราะห์พฤติกรรมของคู่สนทนา ยิ่งกว่านั้น ไม่มีอารมณ์ในการสนทนา หากคุณไม่คำนึงถึงอารมณ์ขันที่หยาบคายแบบมืออาชีพหรือค่าใช้จ่ายไม่กี่วินาที
วิธีการเปลี่ยนจากการสื่อสารแบบเป็นทางการสู่แบบไม่เป็นทางการ
ก่อนอื่นคุณต้องค้นหาและตัดสินใจด้วยตัวเองว่าทำไมคุณต้องทำเช่นนี้ ในบางกรณี การสื่อสารอย่างเป็นทางการได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องอารมณ์ของมนุษย์ในอาชีพเหล่านั้นซึ่งถูกบังคับให้สื่อสารกับผู้อื่นเป็นจำนวนมาก นี่คือหน้ากากชนิดหนึ่งที่ช่วยรักษาโลกภายในของคุณจากคนแปลกหน้าที่อาจบุกรุกเข้ามาโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่ในบางกรณี การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับสิ่งนี้ สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตหลายๆ ด้าน:
- ซึ่งกันและกัน … เป็นไปไม่ได้ที่จะเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการจากด้านเดียวเท่านั้น นี่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการซึ่งกันและกันซึ่งมาพร้อมกับความยินยอมร่วมกันและพฤติกรรมและการกระทำที่มีจุดประสงค์ นั่นคือคู่สนทนาจะต้องสนใจการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวด้วยหรืออย่างน้อยก็ไม่ต้องสนใจ
- ความค่อยเป็นค่อยไป … โดยธรรมชาติแล้ว เป็นไปไม่ได้ หลังจากการสื่อสารระยะยาวในระดับทางการ ในช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเข้าหาบุคคล ตบไหล่และพูดเหมือนเพื่อนที่ดีที่สุด ต้องใช้เวลาหรือบางทีคุณไม่ควรนับผลลัพธ์ดังกล่าว คุณควรเริ่มด้วยคำถามเล็กๆ น้อยๆ ทีละน้อย วลีสุภาพที่มีมารยาทดีเพียงครึ่งเดียวและสนใจชีวิตของอีกฝ่ายอย่างจริงใจครึ่งหนึ่ง
- อารมณ์ขัน … ผิดปกติพอสมควร แต่วิธีแรกในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการจะช่วยให้มีทัศนคติที่ดีและมีโอกาสที่จะหัวเราะด้วยกัน คุณควรเริ่มต้นด้วยช่วงเวลาเล็กๆ ในการทำงานที่อาจดูตลกหรือตลกสำหรับหลายๆ คน หากบุคคลติดต่อกับอารมณ์ขันก็มีโอกาสที่จะสร้างการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการได้อย่างแน่นอน
- ลำดับความสำคัญ … หลายคนอาจไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงไปสู่ความเป็นกันเอง เนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียคุณค่าทางธุรกิจของการสนทนา นั่นคือ หากคุณสื่อสารกับบุคคลหนึ่งเป็นเวลานานโดยความจำเป็นเพียงอย่างเดียว คุณจำเป็นต้องเริ่มด้วยวิธีนั้น คุณควรค้นหาช่วงเวลาและเป้าหมายการทำงานทั้งหมดสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการก่อน จากนั้นจึงดำเนินการ "สร้างสายสัมพันธ์"
การสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไร - ดูวิดีโอ:
การสื่อสารทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการมีขอบเขตการใช้งานของตนเอง พวกเขาประสบความสำเร็จในการทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสำหรับการโต้ตอบระหว่างผู้คนในประเภทต่าง ๆ และทำงานได้ดี การสื่อสารที่เป็นทางการออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาในชีวิตประจำวันและช่วงเวลาในการทำงานกับคนที่คุณไม่ต้องการให้เข้ามาในชีวิต แต่คุณยังต้องโต้ตอบกับพวกเขา แสดงถึงมารยาทในการลงมือปฏิบัติและเป็นพยานถึงระดับการศึกษาของแต่ละคน